El pasado 23 de noviembre de 2023, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) publicó una guía donde se recoge la nueva normativa de fichaje de empleados, de acuerdo con las nuevas legislaciones europeas en materia de protección de datos.
El documento, titulado como guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos, aborda la problemática relacionada con la privacidad de los datos sensibles en el mundo online, así como los riesgos asociados a posibles fraudes y suplantación de identidad, entre otros aspectos.
Pero, ¿qué consecuencias traerá este nuevo paradigma al mundo empresarial?, ¿cuáles son las mejores alternativas para supervisar la asistencia de los empleados y controlar los accesos de tu negocio? ¡Acompáñanos e infórmate de todo en el siguiente artículo!
¿Qué propone la nueva ley de protección de datos biométricos de la AEPD?
Como consecuencia de las nuevas legislaciones europeas en materia de protección de datos, la guía de la AEPD dedica gran parte de su contenido a destacar los peligros actuales asociados a la difusión de información personal, y las posibles suplantaciones de identidad impulsadas por los sistemas de inteligencia artificial modernos.
A raíz de ello, se establecen importantes restricciones ante el uso de herramientas de control biométrico. Tanto con fines laborales como no laborales y aunque el usuario exprese su consentimiento.
De este modo, las empresas ya no podrán utilizar los datos biométricos (huellas dactilares, escáner visual, etc) para registrar la hora de entrada y salida de sus empleados, salvo en ciertos escenarios y situaciones especiales. Como por ejemplo, empresas públicas, centros sanitarios y demás.
En resumen, la nueva ley de protección de datos biométricos obligará a miles de empresas y pymes a realizar cambios importantes en su organización, e implantar nuevos sistemas de fichaje de empleados.
De lo contrario, podrían enfrentar sanciones leves, graves o muy graves, de una cuantía de hasta 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocios anual global.
¿Qué alternativas tengo para registrar la presencia de mis trabajadores?
A la luz de las nuevas legislaciones en materia de control biométrico, las empresas que venían usando este tipo de sistemas se han visto obligadas a modificar sus protocolos de control de accesos y fichaje de empleados.
Por suerte, existen múltiples opciones disponibles mediante las que es posible obtener resultados igual de satisfactorios:
Controles de entrada mediante tarjeta de acceso o contraseña numérica: estos sistemas de control de accesos pueden colocarse en las diferentes puertas exteriores e interiores de las instalaciones, y permitir o denegar la entrada a determinadas áreas de la empresa.
Estos mecanismos no utilizan ningún tipo de información biométrica y son una alternativa económica y eficaz para recoger los datos horarios de los empleados, así como impedir la entrada al personal ajeno al negocio.
Plataformas online para el fichaje de empleados: los sistemas de fichaje mediante ordenador o web permiten registrar las horas de entrada y salida directamente desde el ordenador del empleado, accediendo a una página web mediante la metodología de usuario/contraseña.
Entre sus múltiples ventajas, destacamos la simplicidad de su interfaz, su precio asequible y la posibilidad de controlar las horas de trabajo de los empleados en remoto.
Aplicaciones móviles para control de personal: ofrecen las mismas posibilidades que los sistemas del punto anterior, pero trasladados al entorno móvil, lo cual permite una mayor comodidad y flexibilidad al usuario.
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Ahora que ya conoces algunas alternativas para registrar la presencia y las horas de trabajo de tu plantilla, es el momento de elegir las que mejor se adapten a las necesidades de tu empresa y cumplir con las nuevas leyes de protección de información biométrica.
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