En una PYME es imprescindible organizar y gestionar correctamente el trabajo del día a día, cuando no se dispone de muchos recursos, optimizar al máximo el tiempo de trabajo ayuda considerablemente a mantener unos niveles óptimos de productividad. Sin embargo, es habitual (y humano) que muchas pequeñas y medianas empresas canalicen la mayoría de su esfuerzo en el trabajo que genera directamente los ingresos y dejen desatendidos estos aspectos que podrían ayudarles a ahorrar tiempo y dinero.
A continuación te ofrecemos 5 consejos que pueden ayudarte a optimizar el tiempo de trabajo, no solo el tuyo, sino el de todos tus empleados.
1. Delimita claramente los horarios y el calendario
Es básico que se establezcan unos horarios bien determinados en la oficina y que todos los empleados los conozcan. No se trata de que sean horarios estrictos, aunque una empresa tenga unos horarios flexibles, también es importante que los trabajadores tengan claras las franjas horarias en las que pueden comenzar o acabar su jornada laboral, la del almuerzo, los descansos…
Asimismo es muy práctico, para poder organizar ciertos procesos de trabajo, que se establezca un calendario anual donde se indique toda la información relevante: ¿qué festivos cierra la empresa? ¿en qué periodo se pueden elegir las vacaciones? ¿vais a tener jornada continua en verano?. Toda esta información ayudará a los empleados a planificarse mucho mejor.
Puedes mandar un breve documento a todos ellos a principios de año en el aparezcan bien detallados tanto el horario como el calendario anual. Así además podrán consultarlo siempre que lo necesiten.
2. Implementa programas que ayuden a cada empleado a organizar sus tareas diarias
Los programas que ayudan a los empleados a organizar sus tareas diarias son una excelente herramienta que no sólo ayuda a no olvidar ninguna tarea, también ayudan a los empleados a identificar las tareas que les han llevado más tiempo de lo esperado, aquellas tareas diarias que les consumen demasiado tiempo y que podrían recortar, cuáles deberían tener prioridad… Ayudando a mejorar así la organización personal.
En el mercado existen multitud de programas que sirven para esto, y que constan de funcionalidades muy diversas para adaptarse a empresas de todo tipo y de todos los sectores con opciones para compartir tareas con otros usuarios, crear diagramas de flujo que organizan procesos más complejos… Pero para empezar, se puede optar por uno sencillo que permita a los empleados hacer una lista de sus tareas diarias e ir tachándolas según las hayan acabado, por lo general, incluso los más sencillos suelen permitir añadir recordatorios, imágenes, enlaces, etc.
Si se implementa una herramienta de este tipo, es importante dedicar unas horas a que todos los empleados aprendan de manera conjunta a utilizarla, pues se trata de esta les facilite el trabajo, no que se lo complique aún más.
3. Instala un reloj de fichar
Tradicionalmente el uso de un reloj de fichar se ha asociado con el trabajo en fábricas y el cumplimiento estricto de horarios. Esto hace ya años que no es así. En la actualidad, muchas empresas se benefician del uso de los relojes de fichar para promover la flexibilidad horaria, ahorrar tiempo al departamento de recursos humano y mantener una cierta organización.
Tener un reloj de fichar en el trabajo permite a las organizaciones flexibilizar el horario de los empleados sin renunciar a mantener un control sobre las horas que realiza cada trabajador, lo que a su vez ayuda también a recursos humanos a la hora de elaborar las nóminas a final de mes, entre otras cosas. El reloj de fichar con huella digital es el más demandado actualmente para este tipo de tareas, ya que al no emplear tarjetas ni otros elementos externos, son más económicos y seguros.
A la hora de escoger un reloj de fichar, es importante decantarse por empresas que nos proporcionen una pequeña formación sobre el uso de su software, de este modo podremos exprimirlo al máximo y aprovechar todas las funcionalidades que actualmente ofrecen (elaboración de listados, posibilidad de señalar incidencias como visitas al médico a visitas comerciales, etc.)
4. Realizar limpiezas de manera periódica
Un espacio de trabajo limpio es imprescindible para evitar el estrés e incluso algunos problemas de salud, esto es una obviedad. Sin embargo, muchas veces nos olvidamos de realizar limpiezas sobre otro tipo de elementos que propician el desorden y, por ello, dificultan las tareas cotidianas de cada día, haciéndonos perder tiempo en muchas ocasiones.
Es el caso de nuestras cuentas de correo electrónico, donde acumulamos una gran cantidad de emails inservibles o completamente desorganizados. Hacer una limpieza de la bandeja de entrada al menos una vez a la semana es muy importante: borrar los que ya no sirven, colocar en carpetas los que podemos necesitar en el futuro… Si se hace todas las semanas puede llevarnos como mucho 30 minutos, y ahorrará muchísimo tiempo más.
La pantalla del escritorio suele ser otro de esos lugares “críticos” donde se acumulan una gran cantidad de documentos, imágenes, y cosas que se quedan ahí a la espera de ser guardadas en una carpeta o “por si me pueden servir en algún otro momento”. Al final, lo que esto provoca es que cuando vamos a buscar algo que realmente necesitamos, tardemos más en encontrarlo, por lo que es imprescindible mantenerlo ordenado.
Implementa estas pautas entre tus trabajadores, por ejemplo, eligiendo el programa de correo electrónico donde mejor puedan mantener el orden. Respecto al escritorio, existen plantillas que se utilizan como fondo de pantalla y ayudan a mantenerlo organizado, puedes encontrar muchas en internet e incluso puedes diseñar tú una.
También es importante que en las oficinas se disponga de material suficiente para poder organizar los documentos “físicos”: carpetas, portadocumentos, cuadernos, grapadoras… Tenerlo todo a mano y bien organizado ahorrará una gran cantidad de tiempo y pérdidas inesperadas.
5. Genera un entorno de trabajo saludable
Cuando una persona está descansada y motivada es más productiva. No incentives el presentismo (lo que coloquialmente conocemos como “calentar el asiento”), recuerda a tus trabajadores que tienen que desconectar cuando acaba su jornada laboral y propicia, en la medida de lo posible, los momentos de descanso en la oficina (es importante descansar de vez en cuando durante unos minutos para poder despejar la cabeza, estirar las piernas y cambiar de postura).
Trata de incentivar un clima de trabajo agradable, está sobradamente demostrado que un ambiente hostil perjudica a la productividad, los empleados tienden a retrasar problemas por miedo y la motivación se ve gravemente