La firma digital se ha convertido en un recurso indispensable dentro de todas las soluciones digitales que hoy tienen que tener en cuenta empresas y empleados. Sin embargo, aún sigue siendo una gran desconocida en algunos aspectos, por lo que es importante tener claras sus ventajas para no desperdiciar ninguna oportunidad.
Es más, hoy es necesaria incluso para solicitar ayudas gubernamentales en el ámbito del emprendimiento y la empresa. Por todo ello, desde Cucorent vamos a intentar dejar claro todo lo que gira en torno a esta herramienta.
Qué es la firma digital
Mantener la seguridad de los documentos y su trazabilidad en aspectos esenciales como la identificación de las organizaciones es algo que se reveló como un problema cuando el mundo de la empresa comenzó a digitalizarse.
En poco tiempo, saltó a la vista que era necesario contar con una herramienta que diera veracidad a los documentos y que demostrara sin la menor duda de dónde procedían estos y quienes eran sus autores.
Para ello nació la firma digital. Realmente, esta herramienta no es más que un sistema criptográfico que permite sellar virtualmente documentos por parte solamente de los usuarios que tienen acceso a dicha firma.
Es cierto que esta suele ser individual. Es más, los ciudadanos hoy la necesitan para realizar todo tipo de trámites en Internet con las agencias gubernamentales, y es que no hay otra forma de identificarse ante estas que no sea la citada firma.
No obstante, en la empresa puede suceder de forma diferente. Normalmente, al margen de las empresas unipersonales, la actividad de una compañía es algo de lo que se encargan numerosas personas. Debido a ello, son muchas las personas que pueden estar usando la firma, aunque los documentos o los trámites se firmen con la personalidad jurídica de la compañía.
Esto último es clave. La firma debe entenderse como una herramienta que identifica a quien posee las claves para usarla. Esto sucede tanto en personas físicas como en personas jurídicas, lo que es muy común dentro del mundo de la empresa por las peculiaridades a las que ya nos hemos referido antes.
Para resumir lo dicho hasta el momento, la firma de la que hablamos es un recurso digital que permite dar veracidad a documentos y trámites de forma segura, de ahí la importancia que hoy tiene.
¿Cómo solicitar la firma electrónica?
Aunque cada vez es menor el número de personas que no disponen de ella, lo cierto es que siguen quedando particulares y empresas que no disponen de una herramienta que es fundamental en muchos sentidos.
Por ello, es importante tener en cuenta cómo se solicita. Realmente, el procedimiento es tan sencillo que no debería haber ni el más mínimo problema a la hora de llevarlo a cabo, aunque no está de más tener presentes sus pasos.
Todo comienza con una visita a la web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, ya que este es el organismo encargado de gestionar y dar los certificados de firma. Una vez aquí, se deberá elegir la opción de persona jurídica en el caso de ser una empresa e introducir el CIF de la sociedad para continuar con el proceso.
Tras introducir los datos, se generará un archivo descargable que se auto instalará en el navegador elegido para ello. Hay que tener en cuenta que esta será la única plataforma desde la que se podrá usar el certificado. No obstante, también se puede solicitar un número indeterminado de copias del certificado para poder instalarlo en otros dispositivos y ganar así en versatilidad, algo fundamental cuando estamos hablando del certificado de una empresa que va a ser usado por una buena cantidad de personas.
Con estos pasos ya se tendrá listo el certificado de firma para su uso, por lo que conviene ahora tener presentes las ventajas que la empresa va a ganar.
¿Cuáles son las ventajas de la firma digital?
Desde dar autoridad a un simple mensaje electrónico pasando por avalar cualquier documento que salga de una empresa, lo cierto es que la firma electrónica tiene una serie de ventajas que no hay que perder de vista en absoluto. Para que queden más claras, las exponemos en la siguiente lista.
- Rapidez: pocos directivos o empleados consideran que ganar rapidez y agilidad en los trámites internos de la compañía no sea algo fundamental. Con la firma puede conseguirse. Las personas que suelen tener acceso a ella son precisamente las que tienen que sellar documentos importantes o dar órdenes que influyen en la eficiencia del trabajo. Por ello, disponer de una herramienta automática como la firma digital es clave para conseguir que cualquier proceso sea rápido y evite posteriores comprobaciones de autenticidad que se convierten en demoras.
- Legalidad: hay documentos importantes que siempre tienen que estar firmados por las personas que son responsables de su elaboración y contrastación. La firma de la que estamos hablando aquí permite que estos documentos vayan sellados en todo momento por su responsable sin necesidad de que abandonen el mundo digital. Así, se mantiene la legalidad de todo el trabajo.
- Seguridad: la última de las claves de este recurso es el aumentar los niveles de seguridad de la empresa. Los certificados de firma, siempre que estén bien custodiados, son completamente inexpugnables a falsificaciones y a otro tipo de intentos de suplantación de la identidad. Esto es lo que hace que sea una herramienta tan valorada, por lo que no se debe perder de vista la importancia que tiene en este sentido.
Kit digital: una oportunidad para avanzar en la digitalización de la empresa
Salta a la vista que la firma electrónica es un recurso inestimable. Ahora bien, su uso debe estar basado también en un proceso de digitalización que haga que la empresa enfoque otros ámbitos y acumule otras herramientas para ganar en productividad y solvencia con las nuevas tecnologías.
Son muchos los ámbitos que se pueden beneficiar de ello dentro de una compañía. Por ejemplo, el control de presencia es uno de ellos, más desde que la ley obliga a tener un registro adecuado de las horas que los trabajadores pasan en el centro de trabajo. Además, el control de presencia puede traer consigo una serie de beneficios para la empresa.
Pero hay otros muchos como la gestión del stock o las comunicaciones internas que requieren de abrazar los procesos de digitalización que llevan ya años introduciéndose en el mundo de la empresa.
Lo que muchas veces espanta un poco al empresario es el coste de estas mejoras. Sin embargo, el propio gobierno español lanzó hace poco las ayudas del conocido como ‘Kit Digital’ para evitar este problema. Estas toman la forma de subvenciones que se deben aplicar a diferentes soluciones como las relacionadas con la firma electrónica.
Es más, hay que tener presente que para solicitar estas ayudas se debe disponer de firma digital. Como ya se apuntó antes, esta herramienta es una de las claves para comunicarse con la burocracia estatal de forma legal evitando el presencialismo, por lo que se trata de algo que las compañías deben empezar a usar ya.
Teniendo en cuenta todo lo anterior, queda claro que los beneficios del uso de la firma en formato digital son muchos. Desde la seguridad de las comunicaciones a la agilidad de los trámites, no hay que dejar nunca de lado la implementación de esta herramienta en el entorno laboral.