La clave de un sistema de control de presencia reside en su software. Ya se trate de sistemas con terminal de fichaje (relojes para fichar con tarjeta o pin, lectores de huella, reconocimiento facial, etc.) o 100% digitales a través de web, lo que realmente hace el trabajo de control es el software que contabiliza las horas trabajadas de cada empleado y las extras permitiendo de manera automatizada calcular las vacaciones y gestionar demás incidencias.
Esta herramienta digital proporciona de manera automatizada un calendario con todos los permisos del trabajador: permisos con o sin remuneración, calcular las vacaciones, permisos médicos y días personales. La información se visualiza en formato calendario mediante una plataforma donde los usuarios pueden introducir datos con facilidad. El software permite configurar de manera flexible los días festivos de la empresa, los de cada empleado y sus turnos, para gestionar mejor la producción y planificar de manera eficiente las vacaciones de la plantilla. Otra funcionalidad decisiva es que, al tratarse de un software de control de presencia, crea alertas automáticas que detectan cualquier incidencia en el horario del trabajador. Su centro de alertas analiza los registros de asistencia y las salidas comparándolas con los días, horas y turnos programados para cada empleado. Identifica diferentes tipos de incidencias (llegar tarde, salir antes de hora, inasistencia, horas extras…) y se pueden programar alertas por estadísticas: ausencias coincidentes en viernes o lunes, días consecutivos, etc. Todos estos avisos se pueden programar específicamente para cada usuario y éste recibirlas automáticamente.
En suma, un buen software de control de presencia debe ir más allá del simple control de los horarios de entrada y salida de los trabajadores de una empresa y posibilitar una gestión integral de control horario con sus turnos y permisos y para calcular las vacaciones de los empleados y sus horas extras.
Cualidades de un software de control de presencia para el calcular las vacaciones y los horarios
Al elegir un sistema de control de presencia se debe recabar del proveedor toda la información posible sobre el software que incorpora y decidirse por el que mejor garantice estos aspectos:
- Que su sistema de almacenamiento de datos sea potente y fácil de usar para poder guardar el registro horario de los empleados durante cuatro años como exige la ley.
- Que garantice la privacidad de los empleados, pues se trata de un derecho fundamental.
- Que permita realizar ajustes y configuración según necesidades específicas de la empresa.
- Que pueda calcular el coste de las horas no productivas.
- Que genere las nóminas de manera automática con las horas trabajadas y los días de presencia en la empresa.
- Que cada trabajador pueda pedir sus vacaciones y días libres a través del software y el responsable tenga la capacidad de aceptarlas o denegarlas según marche la producción.
- Que facilite la flexibilidad horaria con márgenes de horas de entrada y salida, permitiendo saber las horas restantes por cumplir de cada trabajador.
Todas estas cualidades las tenemos en Cucorent con las siguientes propiedades:
Gestión: Acceso inmediato a la gestión y supervisión de los datos con visualización de toda la información en una sola pantalla.
- Permite a los responsables validar incidencias.
- Se pueden planificary calcular las vacaciones, diferenciando Planificadas, Pendientes y Disfrutadas. También diferencia las vacaciones pendientes del año anterior.
- Gestiona el control de incidencias.
- Novedosa función de redondeo, que permite definir la forma de ajuste de las horas extra.
Control: El software Cucotime.net permite controlar la imputación masiva de marcajes mediante el histórico y diferenciar si se han realizado de forma automática o manual.
- Conserva el historial de modificaciones que efectuadas en los marcajes realizados por el empleado.
- Se accede a la ficha de empleado seleccionando un período de tiempo determinado. Desde ahí podrá controlar toda la información de referencia del empleado: movimientos, incidencias, calendarios, vacaciones…
Informes: Los informes permiten ordenar como se desee toda la información disponible y se pueden exportar a los formatos PDF, HTML, TEXTO, CSV, JPG, y EXCEL. También se exportan a tablas para integrarlos en otras aplicaciones.
Herramientas: Sus actualizaciones son automáticas, requiriéndose conexión a Internet.
- Programación de copias de seguridad.
- Sistema multiusuario.