Si los trabajadores de tu empresa tienen que desplazarse a otros lugares por motivos laborales y para ello utilizan sus vehículos particulares, es importante que sepas contabilizar las dietas y gastos de viaje, ya que todos los gastos derivados de estos desplazamientos deberás abonárselos de manera obligatoria.
Los gastos de kilometraje son los gastos de locomoción que una empresa debe abonar a aquellos trabajadores que utilizan sus vehículos particulares para desplazarse a otros lugares para desempeñar su actividad laboral. Dentro de los gastos de kilometraje se incluyen los gastos de combustible, de desgaste y mantenimiento del vehículo, de seguro del coche o de impuestos relacionados con el vehículo.
Mientras que las dietas son los gastos derivados de las comidas de los trabajadores durante el desplazamiento. Así mismo, en caso de que tuviera que dormir fuera, también habría que compensar el gasto derivado del alojamiento.
Cómo contabilizar dietas y gastos de viaje
Cada empresa tiene su propia política de gastos, pero, en algunos casos, controlar el kilometraje y las dietas puede ser una tarea realmente complicada, ya que son muchos los aspectos a tener en cuenta.
Conscientes de ello, a continuación, te vamos a dar una serie de consejos para llevar la contabilidad de las dietas y el kilometraje:
- Establece qué gastos de transporte y de dietas serán cubiertos por la empresa:
Para que no haya dudas al respecto, es importante delimitar qué tipos de gastos tendrá cubiertos cada trabajador, para que sepa qué gastos podrá justificar y, al mismo tiempo, qué documentos debe presentar para dicha justificación.
- Control de las facturas:
Un elemento clave para contabilizar dietas y gastos de viaje es llevar un exhaustivo control de las facturas y tickets de los trabajadores, que son imprescindibles para poder comprobar que los gastos son reales, así como para saber qué cantidad está destinando la empresa a cubrir estos gastos.
- Digitalización:
Con el objetivo de mejorar la gestión, la rapidez y la seguridad, también es recomendable digitalizar y automatizar todo el proceso relacionado con la contabilización de dietas y kilometraje, ya que estas tareas, si se realizan de forma manual, además de ser muy tediosas, pueden ocupar una gran cantidad de tiempo, a lo que hay que sumar el riesgo de cometer errores.
En este contexto, Cuco360 es un software de control horario que incluye un módulo para gestionar los gastos de los empleados, que se ensalza como una herramienta muy eficaz para controlar los gastos de kilometraje y las dietas de los trabajadores desplazados.
Conceptos clave sobre la contabilización de dietas y kilometraje
Tipos de dietas laborales
Para llevar la contabilización de las dietas, debe saber que existen cuatros tipos de dietas por desplazamiento:
- Dietas laborales: compensan las comidas, cenas, desayuno y alojamiento en función del convenio colectivo. El gasto medio suele estar entre 33 y 90 euros.
- Media dieta: únicamente incluye una serie de alimentos consumidos, como puede ser la comida o la cena, pero nunca las dos, siempre que tengan lugar fuera del centro de trabajo. El gasto medio oscila entre los 8 y los 25 euros.
- Alojamiento y estancia: gastos de alojamiento que la empresa debe compensar a un trabajador si pasa la noche en un hotel por motivos profesionales.
- Desplazamiento: movilidad que realiza un trabajador fuera de su puesto de trabajo, que implica un gasto añadido, derivado por llevar a cabo su labor fuera de las instalaciones de la empresa.
¿Cuál es el precio del kilometraje?
Aunque puede variar en función del convenio colectivo de cada empresa o del sector de actividad, por lo general, el precio medio del kilometraje en España es de 0,24 euros, oscilando entre los 0,19 y los 0,30 euros por kilómetro.
Esta cifra incluye el gasto de combustible, el desgaste del vehículo, los impuestos, una parte proporcional del seguro y otros costes como peajes, mientras que deja fuera posibles multas u otros desplazamientos que no estén relacionados con el trabajo que, en ambos casos, correrán a cargo del trabajador.
Dada la dificultad de establecer un modelo de dietas y kilometraje, lo más eficaz es contar con una herramienta que te permita contabilizar las dietas y gastos de viaje como Cuco360, que te permitirá llevar un exhaustivo control del listado de facturas, digitalizándolas y automatizando el proceso.