Cuando los trabajadores deben desplazarse por motivos laborales con su vehículo particular, la empresa tiene la obligación de compensar los gastos derivados de ese desplazamiento: combustible, desgaste, seguros, manutención y, en caso necesario, alojamiento.
El problema aparece cuando no existe un sistema claro para justificar y controlar estos gastos:
- Tickets perdidos.
- Facturas mal archivadas.
- Reembolsos fuera de plazo.
- Riesgos fiscales si no se documenta bien.
La solución más sencilla es crear una plantilla de dietas y kilometraje estandarizada y, mejor aún, digitalizarla con un software como Cuco360.
Cómo hacer una plantilla de dietas y kilometraje
Elementos básicos de la plantilla
- Datos del empleado: nombre, apellidos y departamento.
- Fecha del desplazamiento.
- Kilómetros recorridos.
- Importe del kilometraje.
- Comidas o alojamiento justificados.
- Total a reembolsar.
- Firma del trabajador y del responsable.
Descargar plantilla de dietas en EXCEL Cómo gestionarlo digitalmente
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¿Qué son las dietas y los gastos de kilometraje?
Dietas
Son las compensaciones económicas por manutención y alojamiento de un trabajador durante un desplazamiento laboral:
- Comidas y cenas fuera del centro de trabajo.
- Desayunos en desplazamientos largos.
- Alojamiento en hoteles cuando es necesario pernoctar.
Kilometraje
Es la compensación económica que la empresa paga por el uso del coche personal del trabajador en un desplazamiento laboral.
Incluye:
- Combustible.
- Desgaste y mantenimiento.
- Seguro e impuestos proporcionales.
- Peajes, si proceden.
Referencia: Agencia Tributaria – Dietas y gastos de viaje.
Precio del kilometraje en España
Según convenios y normativa fiscal, el valor medio es de 0,24 €/km (entre 0,19 € y 0,30 €).
Ejemplo práctico:
- Desplazamiento: 150 km.
- Tarifa: 0,24 €/km.
- Importe: 150 × 0,24 = 36 € a abonar al trabajador.
Tipos de dietas laborales
- Dieta completa: incluye desayuno, comida, cena y alojamiento. Rango: 33–90 €.
- Media dieta: solo una comida (comida o cena). Rango: 8–25 €.
- Alojamiento y estancia: gastos de hotel al pernoctar.
- Desplazamiento: movilidad laboral fuera del centro de trabajo.
Con el software de control de gastos, puedes configurar cada tipo según convenio y automatizar su validación.
Ejemplo de plantilla en Excel
Descargar plantilla de dietas en EXCEL Cómo gestionarlo digitalmente
Problemas de las plantillas manuales
- Errores en cálculos.
- Tickets sin justificar.
- Dificultad para consolidar datos en RR. HH.
- Riesgo fiscal si no se archivan adecuadamente.
Ventajas de digitalizar con Cucorent
Con Cuco360 podrás:
- Digitalizar facturas y tickets en segundos.
- Calcular automáticamente el kilometraje y dietas según convenio.
- Integrar gastos con control horario digital y turnos.
- Exportar informes para contabilidad y nóminas.
- Evitar fraudes y errores de justificación.
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Comparativa – Excel vs Software
Preguntas frecuentes sobre dietas y kilometraje
¿Qué documentos necesita un trabajador para justificar dietas?
Tickets y facturas de comidas, alojamiento y peajes.
¿Qué tarifa de kilometraje aplica Hacienda en 2025?
0,26 €/km exento de IRPF, según BOE.
¿Es obligatorio devolver siempre las dietas?
Sí, siempre que estén justificadas y contempladas en convenio o política interna.
¿Se puede usar el portal del empleado para justificar dietas?
Sí, con el software portal del empleado, los trabajadores suben sus tickets directamente.