Una máquina de fichar es un dispositivo informatizado que utilizan principalmente las industrias, empresas de servicios y comercios para controlar las horas trabajadas por sus empleados con la intención de establecer registros que permitan calcular el absentismo, la productividad y los pagos a los empleados.
En la actualidad, la maquina de fichar más extendida es la que funciona por lector de huella dactilar, se están imponiendo los modelos de funcionamiento biométrico que evalúan características físicas únicas de los usuarios. Unas maquinas de fichar que son del futuro y que apenas recuerdan a los más antiguos que operaban con tarjetas de cartón imprimible y mostraban el tiempo en esferas analógicas.
La máquina de fichar digital, que es ahora la más común, está conectada por cable o por WIFI, con ordenadores, aplicaciones y bases de datos que permiten automatizar el proceso de registro, ofrecer estadísticas, con datos segmentados y almacenamientos de información disponible en tiempo real.
Se trata de sistemas que proporcionan seguridad, tanto a los trabajadores como a los empresarios y sus registros son garantía fehaciente que se pueden presentar ante los tribunales en disputas laborales en las que determinar responsabilidades.
Un reloj de fichar es especialmente útil en grandes empresas en las que se trabaja por turnos y es preciso realizar un control. En tareas industriales encadenadas, en líneas de producción que no se pueden detener.
Los relojes para fichar son sistemas de registros que se suelen situar en zonas comunes, en lugares de acceso o de paso. Con estos dispositivos, los trabajadores dejan constancia de su ingreso y de su salida de las instalaciones de las empresas utilizando una clave personal única con la que queda constancia del momento en el que inició su jornada laboral y el punto en el que concluyó, y, en su caso, también las pausas realizadas a lo largo del tiempo laboral por cada trabajador.
Para facilitar el proceso, el trabajador dispone de un teclado alfanumérico y de una pantalla display, en diferentes formatos, en la que puede seguir de manera intuitiva, paso a paso, la validación de sus registros. Incluso, algunos sistemas guían al usuario mediante voz, algo que está pensado para personas con problemas de visión en la línea de garantizar la mejor inmersión laboral y saltar barreras.
Estos dispositivos digitales para el control del tiempo laboral son herederos de otros modelos anteriores que utilizaban lectores de bandas magnéticas para reconocer a los usuarios. Cada trabajador empleaba una tarjeta personal plástica con banda que pasaba por una ranura habilitada a tal efecto en el dispositivo del reloj para fichar. La tarjeta, a diferencia de las de cartón originales, quedaban, para mayor seguridad, en poder del trabajador que la podía llevar consigo.
Los primeros relojes para fichar de la historia
La primera máquina de fichar, conocido como bundy, en el ámbito anglosajón, fue inventado en 1888 por un joyero de Nueva York llamado Willar Le Grand Bundy. En aquel primer diseño, cada trabajador contaba con una llave diferente para completar sus registros. Los relojes bundy fueron los primeros de su tipo en fabricarse de manera industrial.
La empresa creada para la producción de los primeros relojes para fichar formó parte del conglomerado de compañías que más adelante sería la base de IBM. Una de las primeras aplicaciones prácticas de los relojes de fichar Bundy fue el control de los horarios de trabajo de los conductores de autobús de la ciudad británica de Birmingham para que no salieran desde las paradas periféricas con sus vehículos antes de las horas previstas.
Estos relojes de fichar, a pesar de ser muy rudimentarios, comparados con los actuales, permitieron tres innovaciones claves. Una, automatizar los sistemas de registros, sistematizándolos y homologándolos. Dos, emplear un modelo de control sin la intervención humana, liberando mano de obra de tareas no productivas. Y, tres, aportar seguridad a un sistema de control laboral. Un sistema que, además, era fácil de implantar, de utilizar, resultaba escalable y podía descentralizar el trabajo de seguimiento que realizaban para turnos y tareas.
Los últimos relojes para fichar no emplean claves, códigos o chips reconocibles, sino atributos de los usuarios que se pueden identificar como únicos. Entre ellos, la huella digital, la palma de la mano, el reconocimiento facial, el del iris o el de la retina. Con estos sistemas más precisos, a un usuario no sólo se le controla el tiempo de trabajo, sino el mismo acceso al centro de trabajo, a un edificio concreto o al departamento donde realiza sus funciones laborales, evitando, además, que el usuario sea suplantado por otra persona.
Las combinaciones de estos sistemas con el apoyo de cámaras de control en interiores se alinean con la seguridad integral que necesitan compañías y centros públicos del siglo XXI.
La máquina de fichar del futuro sigue la senda de los desarrollos de los teléfonos móviles, localizables mediante GPS y que caben en el espacio que antes ocupaban las tarjetas de identificación de los relojes para fichar digitales. La máquina fichar en el bolsillo, siempre con el usuario.