Más allá del control horario imprescindible en todo negocio, para el buen funcionamiento y la mejora de su eficiencia es fundamental aprovechar al máximo el horario laboral de todos sus integrantes con una estructuración correcta de la jornada laboral de su plantilla y sus directivos. Organizar a toda una plantilla es una tarea compleja ya que para generar sus horarios de trabajo no basta con la hora de salida y entrada de cada empleado, sino que habrá que contemplar variables como convocar reuniones, las guardias, la conciliación familiar, las reducciones de jornada, las vacaciones… además de los horarios de trabajo flexibles y los días de teletrabajo.
La necesidad de herramientas flexibles, modernas y fáciles de utilizar que contemplen todas estas opciones están dejando algo obsoletas las plantillas de Excel, aunque todavía permanecerán durante mucho tiempo y quizá sigan siendo las adecuadas para algunas empresas.
Los negocios pequeños y medianos recurren cada vez más a aplicaciones para móvil porque si nuestro smartphone es una buena herramienta para recordarnos nuestra agenda, ¿por qué no utilizarlo para organizar la jornada laboral y establecer horarios de trabajo sin necesidad de encender un ordenador?
Todas estas apps. son fáciles de consultar. Algunas solo tienen utilidad a nivel individual, con programas para hacer horarios de trabajo personal, y otras abren la comunicación entre directivos y plantillas medianas. Entre las primeras, Tiny Calendar es un calendario inteligente disponible tanto para iOS como para Android que se configura según los respectivos calendarios de estos sistemas operativos y tiene un sistema para recordar reuniones mediante email o notificaciones en el móvil. Por su parte, el iPlanner exclusivo para iOS gestiona y diseña cuadrantes de trabajo, permite crear varios con diferentes perfiles y hacer estadísticas que se guardan con una copia de seguridad en iCloud.
Un paso más allá va Planday, que ayuda a gestionar los horarios de trabajo de los empleados teniendo en cuenta solicitudes de vacaciones, ausencias, control horario, costes de nómina y otros datos. Con ésta se puede crear y compartir un horario de turnos entre empleados y obtener una visión general de las actividades del negocio. La hostelería, restauración y fitness son los servicios que más usan estas plataformas para administrar sus empresas mediante una prueba gratuita y pagando después una cuota anual.
La aplicación definitiva para los horarios de trabajo
Siendo interesantes las aplicaciones comentadas, todas coinciden en poner el énfasis en la organización interna del trabajo, ya sea a nivel personal o en comunicación con la plantilla, pero es más eficiente la aplicación que, una vez establecido el horario, sea capaz además de realizar el control horario de los trabajadores para garantizar su cumplimiento.
La estructura de cada empresa es diferente, y muchas cuentan en su organización con autónomos, teletrabajadores y empleados con bastante movilidad, ya sea porque la empresa carece de oficina física o porque su labor requiere desplazamientos continuos. Teniendo en cuenta estas particularidades, Cucorent ha desarrollado sistemas de control de presencia y registro de horas de trabajo con total fiabilidad para la Inspección de Trabajo. La aplicación Cucotime se adapta a todos los horarios de jornada posibles porque permite el fichaje desde cualquier lugar, tanto por tablet como a través del móvil. Además, una vez instalada esta app. para el control horario en el móvil del trabajador, la empresa conoce en todo momento la posición del usuario por geolocalización.
Su software, compatible con multidispositivos, realiza un seguimiento rápido, claro y eficaz de los movimientos/marcajes de los empleados, tanto de los que están en el centro de trabajo como teletrabajadores y aquellos con movilidad fuera de la empresa. Con acceso inmediato a la gestión y supervisión de datos, entre otras cosas, el software:
- Controla la imputación masiva de marcajes mediante el histórico y diferencia cuándo se realizan de forma automática o manual.
- Conserva el historial de todas las modificaciones que se efectúen en los marcajes realizados por el empleado.
- Accede a la ficha de empleado seleccionando el período de tiempo que se desee con la información del empleado sobre movimientos, incidencias, calendarios o vacaciones. Las principales ventajas de contratar esta App en régimen de alquiler son:
- Licencia de Control de Presencia según número de empleados.
- Garantía permanente en caso de avería sin coste adicional y atención personal del departamento de soporte técnico Cucorent.
- Actualizaciones permanentes de software.
- El contrato de alquiler no exige permanencia, y su precio/mes es fijo e invariable, sin recargos ocultos ni fianzas.
Este sistema de control, válido para la Inspección de Trabajo, es coherente con la flexibilidad horaria y las nuevas fórmulas de trabajo que buscan conciliar la vida personal con la laboral, al medir con exactitud los tiempos reales dedicados a una tarea profesional, y supone una herramienta que aúna organización interna del trabajo de la empresa y cumplimiento de la normativa vigente.