Hasta hace unos meses, muchas empresas españolas no realizaban el registro de horas trabajadas de sus empleados, sin embargo, tras las últimas sentencias de la Audiencia Nacional y el aumento en los controles por parte de la Inspección de Trabajo, se ha convertido prácticamente en una necesidad.
¿Qué ha pasado con la Audiencia Nacional y por qué ahora se han incrementado las inspecciones?
Ya en 2013 el Real Decreto 16/2013 estableció que era obligatorio registrar la jornada laboral de todos los empleados a media jornada o que realizasen horas extra. Sin embargo, varias sentencias de la Audiencia Nacional en 2015 y 2016 establecieron que el registro de horas trabajadas debería extenderse a todos los empleados de la empresa.
Cabe destacar, en este sentido, la Sentencia 25/2016 en la que el tribunal resolvía “la obligación de la empresa de establecer un sistema de registro de la jornada diaria efectiva que realiza la plantilla, que permita comprobar el adecuado cumplimiento de los horarios pactados, tanto en el convenio sectorial como en los pactos de empresa que sean de aplicación”.
Las mencionadas sentencias provocaron que en el Plan de Control 2016 de la Inspección de Trabajo y de la Seguridad Social se endurecieran e incrementaran los controles en lo referente al registro diario de la jornada laboral.
Concretamente es la Instrucción 3/2016 de este Plan de Control 2016 la que establece que los inspectores deberán exigir a las empresas un registro de horas de todos los trabajadores aunque no se realicen horas extra, y que este deberá ser diario e incluir los horarios concretos de entrada y salida.
Un factor muy importante a tener en cuenta es que esta Instrucción detalla que el Inspector deberá poder acceder a los registros en el propio centro de trabajo para evitar manipulaciones. Los registros deberán además conservarse durante el plazo legalmente establecido de cuatro años y el sistema que se utilice deberá cumplir con las obligaciones en materia de protección de datos.
Las multas, oscilan entre los 625 y los 6.250 euros. Siendo las más altas para aquellas empresas que carezca de registro y las más bajas para quienes cometan fallos formales en el registro de las horas trabajadas.
Las empresas buscan ahora el método más práctico a la hora de registrar la jornada laboral de sus empleados para evitar las multas de la Inspección de trabajo, pero en muchas ocasiones se sienten abrumadas ante la gran cantidad de opciones por la obligación de fichar en el trabajo.
De la hoja de excel a las aplicaciones especializadas
Como es normal, muchas empresas optan por buscar la alternativa más económica a esta nueva (y tediosa) obligación. Basta con echar un primer vistazo en Internet para encontrar la opción que, a priori, parece más barata: realizar el registro de horas trabajadas a través de una hoja de Excel.
Las hojas de cálculo se suelen usar de dos maneras:
– Una persona se encarga de registrar las horas de entrada y salida de los empleados y de realizar los informes posteriores. Debe apuntar de manera manual la hora de entrada y salida de todos los empleados. Posteriormente se realizan, también de forma manual, los informes mensuales con las horas trabajadas de cada empleado.
– La hoja de Excel con el nombre de todos los empleados se utiliza como plantilla mensual de horas trabajadas, se imprime y se coloca en un lugar accesible para todos los trabajadores. Estos deben firmar tanto a la entrada como a la salida en la celda que les corresponde y añadir, además, las horas exactas en las que lo hacen, tanto al entrar como al salir. Después, la persona responsable deberá recoger estos datos para realizar de forma manual los informes mensuales con las horas trabajadas de cada empleado.
Ventajas: La ventaja de usar una hoja de cálculo parece obvia: imprimir una hoja de papel o gestionar un documento Excel en el ordenador no requiere un desembolso de dinero.
Desventajas: Aunque en principio parezca la opción más económica, el hecho de que un responsable tenga que gestionar manualmente el registro diario de la jornada laboral de cada empleado no sólo es una labor tediosa, sino que en muchas ocasiones puede ser más caro de lo que parece, ya que tenemos a una persona gastando tiempo de su jornada laboral en realizar este proceso.
Aplicaciones y programas para el ordenador
Existen también diversos programas informáticos que generen herramientas para elaborar el registro de horas que en teoría sirven para registrar la jornada laboral, y aunque aún requieren que muchos procesos se realicen de forma manual, automatizan, por ejemplo, la generación de los informes mensuales.
Hay que tener cuidado con la página web de la que se descargan, porque pueden contener malware que infecte a nuestro ordenador. Asegúrate siempre de que estás descargando el programa de registro de horas desde su página web oficial.
También es importante fijarse muy bien en la letra pequeña, ya que muchas de estas aplicaciones dicen ser gratuitas pero en realidad se trata solo de un periodo de prueba y después proceden a cobrarte. Si decides descargar uno de estos programas para registrar la jornada laboral de tus empleados, lee muy bien toda la letra pequeña y si piensas que estás descargando un programa gratuito pero te piden los datos de tu tarjeta de crédito, ponte en contacto con la página web para asegurarte de que realmente no te van a cobrar nada.
Por último, si te decides por esta opción, asegúrate de que cumplen con los requisitos en materia de protección de datos, un requisito que también puede comprobar la Inspección de Trabajo y que puede incumplir multas por incumplir la LOPD.
Ventajas: Se instalan rápidamente en el ordenador.
Desventajas: La mayoría de ellas ya las hemos mencionado:
- Pueden contener malware, virus, troyanos…
- Muchos de los programas que se ofrecen en Internet no cumplen con la Ley Orgánica de Proteccción de Datos (exigido por la Inspección de Trabajo)
- Sus proveedores no suelen ofrecer un servicio técnico en caso de que surja algún problema o duda con el programa
Dispositivos de Control de Presencia
Los Dispositivos de control de presencia son muy demandados por las empresas que desean ahorrar tiempo registrando el horario de sus empleados y generando los informes posteriores.
Muchas empresas, incluso las que previamente han utilizado los otros métodos se deciden por estos dispositivos para controlar las horas trabajadas de sus empleados porque es la solución más segura ante la Inspección de Trabajo.
Los dispositivos de control de presencia son sistemas que constan de dos partes: una aplicación que se instala en el ordenador y el terminal que se utiliza para fichar.
En la actualidad existen en el mercado terminales con características muy variadas, pensados para adaptarse a las necesidades de empresas de todo tipo. En cuanto al modo que el empleado registra sus horas trabajadas, los cuatro más habituales son:
– Lector de huella dactilar: En la actualidad es el método más demandado para registrar la jornada laboral debido a su fiabilidad (ya que evita la suplantación de marcajes, es decir, que un empleado “fiche” por otro) y a que suele ser la opción más económica. Además, el hecho de no tener que adquirir otros elementos como tarjetas, abarata aún más su coste.
– Lector de tarjeta RFID: Es también una opción muy demandada, especialmente en aquellas empresas donde, por el tipo de actividad que desarrollan, no es posible utilizar la huella dactilar para registrar la jornada laboral. Por ejemplo: talleres o fábricas donde los empleados llevan las manos sucias y el lector podría no detectar la huella o en control de rondas.
– Lector de reconocimiento facial: Su funcionamiento es similar al del lector de huella digital, el terminal utiliza los puntos biométricos únicos en cada individuo para que este “fiche”.Es importante recalcar este aspecto pues no son fotografías lo que se almacenan en el terminal, con lo que la privacidad de cada individuo está garantizada.
– Teclado para fichar con tarjeta numérica: En este caso se utiliza una contraseña que se teclea directamente en el terminal. A menudo se utilizar en terminales que además constan de alguno de los 3 lectores anteriormente mencionados, para aportar un nivel extra de seguridad.
Actualmente gran parte de los terminales disponibles en el mercado ofrecen dos o más de estas opciones para que la empresa pueda elegir entre usar una de ellas o dos de manera simultánea.
El tipo de comunicaciones del terminal con el que vamos a registrar la jornada laboral diaria de los empleados también es un factor muy a tener en cuenta.
Cuando se habla de las comunicaciones de un dispositivo de control de presencia nos estamos refiriendo al modo en que puede descargarse en la aplicación del ordenador la información acumulada en terminal (las horas de entrada y salida que ha registrado cada empleado). Los dos tipos de comunicaciones más habituales son:
– Conexión Ethernet: Los datos del terminal con las horas trabajadas de los empleados se descargan en el ordenador conectando un cable de red.
– Puerto USB: El terminal consta de un puerto USB que permite descargar los datos en un pendrive. Esta es la mejor opción cuando el terminal está instalado en centros donde no hay cerca un ordenador que poder conectar por cable de red.
Adicionalmente también existen dispositivos con otro tipo de comunicaciones menos habituales como, por ejemplo, WiFi.
El software, es el otro pilar fundamental de un sistema de control de presencia, se instala en el ordenador y permite gestionar el registro de horas trabajadas y elaborar los informes con las horas trabajadas de cada empleado que puede exigir la Inspección de Trabajo.
Al igual que ocurre con los terminales, existen softwares muy diferentes en función de las necesidades de la empresa. No obstante, es importante que estos softwares permitan:
- Registrar entradas, salidas, ausencias (y sus motivos), vacaciones…
- Elaborar informes flexibles, que se adapten a empresas de todo tipo
- Exportar los datos a otras aplicaciones como las de gestión de nóminas, hojas de cálculo, etc.
Desventaja: Suponen realizar un desembolso económico. En la modalidad de alquiler rondan entre los 30 y los 60 euros al mes.
Ventajas: Permiten automatizar los procesos, evitan que haya que registrar la jornada laboral diaria de cada empleado a mano o generar también de forma manual los informes que exige la Inspección de Trabajo. Además, cumple con las leyes en materia de protección de datos y, dependiendo de la empresa en la que se adquiera o alquile, también puede contar con soporte técnico para asesorar a los usuarios.