Las vacaciones son un derecho reconocido por el Estatuto de los Trabajadores y un aspecto esencial de la gestión de personal. Sin embargo, su planificación suele ser un reto: solapamientos, olvidos, errores en días pendientes…
La solución más sencilla es contar con una plantilla de solicitud de vacaciones clara, estandarizada y accesible para todos los empleados. Esto agiliza el proceso, evita conflictos y mejora la transparencia en la organización.
En este artículo encontrarás:
- Qué debe incluir una plantilla de solicitud de vacaciones.
- Tipos de plantillas más utilizadas.
- Cómo gestionarlas con Excel o software especializado.
- Las ventajas de digitalizar el proceso con el gestor de vacaciones de Cucorent.
¿Qué es una plantilla de solicitud de vacaciones?
Es un documento (físico o digital) que permite al trabajador pedir oficialmente sus vacaciones a la empresa.
Beneficios de usar una plantilla:
- Agiliza el proceso administrativo.
- Evita malentendidos y errores.
- Deja constancia documental.
- Permite coordinar vacaciones entre equipos.
Referencia: Estatuto de los Trabajadores – Artículo 38.
Elementos que debe incluir una plantilla
Toda plantilla de solicitud de vacaciones debería contener:
- Datos del trabajador: nombre, apellidos y puesto.
- Datos de la empresa/departamento.
- Fechas solicitadas: inicio y fin de las vacaciones.
- Número total de días.
- Fecha de la solicitud.
- Firma del trabajador.
- Firma de la empresa o responsable de RR. HH.
Con el software portal del empleado, estos campos se gestionan automáticamente en formato digital.
Tipos de plantillas de solicitud de vacaciones
Plantillas en Excel
- Fáciles de crear y compartir.
- Permiten sumar automáticamente los días solicitados.
- Limitación: riesgo de errores y falta de control en tiempo real.
Plantillas en Word o PDF
- Documentos estáticos que se rellenan a mano o digitalmente.
- Útiles en empresas pequeñas.
- Limitación: requieren revisión manual en RR. HH.
Plantillas digitales integradas en software
- Automatizan el cálculo de días pendientes.
- Se conectan al calendario laboral y turnos.
- Evitan duplicidades y errores de gestión.
La opción más eficaz es el gestor de vacaciones de Cucorent, que digitaliza todo el proceso.
Ejemplo de plantilla básica en Excel
Cómo gestionar las solicitudes en la práctica
- En grandes empresas: se entregan al departamento de RR. HH., que valida las fechas y confirma por escrito.
- En pymes: suelen dirigirse directamente al responsable o gerente.
- En digital: con herramientas como el gestor de vacaciones, los empleados realizan la solicitud online y reciben respuesta automática.
Ventajas de digitalizar con Cucorent
Con el software de Cucorent podrás:
- Gestionar vacaciones y permisos en formato calendario.
- Evitar solapamientos de forma automática.
- Integrar días festivos y turnos personalizados.
- Calcular vacaciones pendientes, disfrutadas y planificadas.
- Dar acceso directo al trabajador desde el portal del empleado.
Solicita tu demo gratuita de Cucorent y descubre cómo mejorar la gestión de vacaciones en tu empresa.
Comparativa: Excel/PDF vs Cucorent
Preguntas frecuentes sobre la plantilla de solicitud de vacaciones
¿Es obligatorio que el empleado pida vacaciones por escrito?
No es obligatorio, pero sí recomendable para dejar constancia documental.
¿Qué pasa si dos empleados piden las mismas fechas?
RR. HH. debe priorizar según convenio colectivo o criterios internos. Con gestión de turnos, puedes evitar conflictos automáticamente.
¿Qué debe responder la empresa ante una solicitud?
Una confirmación escrita, indicando si se aprueba, se rechaza o se modifican las fechas.
¿Se pueden gestionar vacaciones desde el portal del empleado?
Sí, con el software portal del empleado las solicitudes se registran online y quedan trazadas.