Fieles al cometido de informar sobre el mayor número posible de métodos disponibles para controlar la asistencia en los centros de trabajo, nos fijamos hoy en las hojas de control de asistencia gratuitas de Excel, una de las opciones sencillas siempre que se sepa bien cómo manejarlo y que una persona de la empresa se encargue de su comprobación, ya que para muchos inexpertos la funcionalidad de las casillas hace que la información salte de unas a otras por una tecla mal usada y se acaben reflejando datos erróneos.
Ya que es fundamental para el empresario el registro de asistencia de los empleados, puede recurrir a una hoja de control de asistencia para gestionarlo y hacer una posterior entrega al trabajador. Aunque no existe ningún modelo oficial, el documento debe contener la siguiente información en todo caso:
- Identidad de la empresa
- Identificación del trabajador
- Especificación de la jornada de trabajo recogida en el contrato de trabajo
- Detalle de las horas laborales, ordinarias y complementarias, realizadas y desglosadas por día efectivo de trabajo
- Firma del representante legal de la empresa
- Recibo del trabajador
Existe un libro de Excel para llevar el control horario que muestra la diferencia diaria horaria entre la entrada y salida de trabajadores, indicando en un campo las horas y en otro los minutos totales. En caso de superar las 8 horas diarias, estas horas pasarían a horas extras.
Todos los datos de este libro se pueden cambiar por otros, ya que se encuentra desprotegido de contraseñas. Por ejemplo, se pueden añadir la hora inicio de descanso y la hora final de descanso. Y hay hojas de control de asistencia que cuentan con más campos aún y que se pueden descargar gratuitamente.
El hecho de que este libro esté desprotegido de contraseñas supone, por otra parte, que hay que tener cuidado al cambiar las fórmulas para que nos devuelva el resultado que deseamos y no uno equivocado.
¿Y si nos dan hecha la hoja del control del registro de asistencia?
Como dice la sabiduría popular, «lo barato sale caro», y también en este asunto deberíamos hacerle caso, porque ¿quién no conoce a algún ciudadano autónomo y aplicado, decidido a hacer personalmente su declaración del IVA o del IRPF que, tras pelearse con la plantilla de Excel varias tardes, ha tenido que recurrir a un gestor o a un amigo que trabaje en Hacienda para culminar su declaración ?
No en vano hay cursos completos para aprender el manejo de esta herramienta. Imaginemos cómo crece su dificultad cuando se trata de introducir en la hoja a más de diez trabajadores con incidencias y horarios distintos. El volumen de trabajadores, una amplia variedad de horarios, o el hecho de tener trabajadores con distintos tipos de contrato pueden llegar a suponer un quebradero de cabeza a la hora de realizar el control de su asistencia de manera efectiva y sencilla. Y en un registro de asistencia profesional, es el sistema el que exporta con total fiabilidad los marcajes y las horas al Excel.
Con un sistema de control de asistencia, los trabajadores fichan sin complicaciones. Además, su software, permite después extraer con facilidad los informes con los horarios cada empleado. Los controladores de asistencia automatizan enormemente el proceso para realizar el seguimiento de manera rápida y práctica.
Por ejemplo, el control de accesos Access Finger IP 65 de Cucorent, que se puede alquilar desde 36,00 € y comprar desde 385,00 €, tiene estas características:
- Completo manejo de dispositivos externos, puertas, tornos
- Lector de huella digital y proximidad
- Licencia para control de presencia y control de accesos
- Lector de huella y RFID 125 khz
- Sus comunicaciones pueden ser: TCP/IP, RS232/485, USB/Host, Wiegand In, Wiegand Out
- Se puede descargar por pendrive (USB Flash)
- Capacidad de almacenaje de marcajes: 30.000
El Access Finger IP 65 es solo un ejemplo de los muchos sistemas de control de asistencia que existen y usa la huella digital para identificar a cada empleado, que es un método muy solicitado por su sencillez y su precio, pero para el registro de asistencia los sistemas pueden utilizar diferentes tecnologías tanto en el modo en que los empleados pueden “fichar” (huella dactilar, tarjeta de proximidad, reconocimiento facial o código numérico) como en la manera de descargar la información en el ordenador (red, wifi, cable usb o pendrive).