Es la gran pregunta que cualquier emprendedor se hace en cuanto su negocio comienza a crecer y deja de ser la apuesta voluntarista de unos cuantos amigos y profesionales para convertirse en una verdadera empresa. El aumento de personal trae consigo los primeros problemas: debates internos, alguna rencilla, disputas por el reparto equitativo de la carga del trabajo y delimitación clara de responsabilidades en cada área de ocupación. En suma, los conflictos inherentes a cualquier sistema basado en el rendimiento y la competencia.
Ante estos problemas humanos el empresario debe tener la cabeza fría y organizar «su casa» profesional teniendo en cuenta dos valores que todo especialista en Recursos Humanos considera decisivos:
- Planificación. Aunque los esquemas están para romperlos cuando se superan, sin un esquema previo no se avanza ni hay camino. Es esencial partir de una planificación estratégica que defina intereses, objetivos y acciones así como los plazos para desarrollarlos y las personas que se encargarán de cada tema.
- Identificar y controlar al personal de una empresa. También hay que identificar las prioridades del negocio y, a medida que va creciendo, gestionar un control horario con estadísticas y registros fiables en tiempo real, desde un único entorno y de forma centralizada. Para optimizar la productividad deseada en cada departamento, el empresario necesita tener claros los horarios, jornadas, turnos, teletrabajo y movilidad de sus empleados e integrarlos en un control horario, porque teniendo disponibles los datos de vacaciones, calendario laboral y los medidores estándar del absentismo, se automatiza la respuesta de incidencias y se agiliza la gestión del tiempo.
El registro de la hora de inicio y fin de la jornada laboral, ahora imperativo por ley, es solo una de las funcionalidades de un sistema de control de presencia. Es necesario registrar cuando comienza y termina la jornada de cada trabajador y para ello existen múltiples fórmulas y aplicaciones que sirven tanto para registrar la actividad en una sede física como las de empleados con movilidad y teletrabajadores. Sistemas de control mediante tarjetas Rfid, huella dactilar o reconocimiento facial, aplicaciones móviles que permiten el control desde una tablet o un smartphone han resuelto ya esta dificultad de controlar el horario. Pero las necesidades del empresario van más allá. No solo se trata de cumplir la ley para evitar sanciones por un fraude en las horas extras, sino de conocer todos los movimientos que se producen en la empresa y el mayor número posible de incidencias para poder ajustar en base a los datos recibidos el volumen más ajustado de contrataciones y adoptar medidas que permitan optimizar los recursos para lograr los objetivos empresariales. Si es importante saber que los empleados cumplen su contrato y que el empresario no defrauda a la Seguridad Social, también lo es para el empresario ser capaz de medir los tiempos que se precisan para realizar un objetivo concreto y los recursos necesarios par conseguirlo. Todo ello solo puede implementarse con éxito si el empresario asume como imprescindible la tarea de planificar previa a las de identificar y controlar.
Ventajas de los sistemas Cucorent para controlar al personal de una empresa
La gestión de los datos de fichajes laborales es fácil gracias al avanzado Software RentControl de Cucorent.
Las horas trabajadas se calculan de forma automática mediante las horas de fichaje de entradas y salidas de los empleados.
La serie Access Finger de Cucorent se puede usar en aplicaciones para control de personal con un sistema de comunicaciones muy flexible.
Funciona en centros sin conexión de datos y permite descargar los marcajes en modo offline. También se pueden transferir los datos desde el sistema de control de personal a un pendrive para gestionarlos desde un ordenador.
Incluye la posibilidad de añadir un código de incidencia a cada movimiento o grabación, que podrá introducir el propio empleado a través del teclado del equipo de control de personal. Las incidencias se pueden granar, además del código numérico, con el formato literal de la misma.
Los principales datos técnicos del control de personal de Cucorent son:
- Gran capacidad de almacenamiento (hasta 80.000 registros)
- Las comunicaciones de la máquina de fichar pueden ser ETHERNET (Conector RJ45 10BASET-TCP/IP y RS232./485. Son compatibles con los sistemas operativos Windows 2000 (2ª Versión), Windows XP, Windows Vista, Windows 7.
- Soporte de 99 zonas horarias, con la posibilidad de programar el horario de invierno/verano, 5 grupos, y 10 combinaciones de apertura de la puerta.
- Permite programar el control de accesos por empleados, grupos, o franjas horarias.
- Salida de RELÉ.
Cuando el empresario se decide a sacar el máximo rendimiento de un control de personal, debe asesorarse sobre las funcionalidades del sistema que excedan el mero registro de entrada y salida de sus empleados, y aprovechar la necesidad legal de implementar el registro para acceder a informes que le darán un mejor conocimiento de la actividad real de su negocio y serán de gran utilidad para que el departamento de RRHH pueda organizar y sanear la empresa.
Es recomendable la opción de alquilar estos sistemas, que permite cambiarlo por otro si el elegido en primera instancia no resulta ser el más adecuado para las necesidades propias de cada empresa. Los sistemas de Cucorent para controlar el personal de una empresa están disponibles en alquiler desde 34 euros al mes, sin permanencia ni fianza.