El concepto de comunicación interna ha cobrado una importancia capital en el mundo de los negocios. Al fin y al cabo, es aquella centrada en mantener buenas relaciones entre los trabajadores de un equipo y de una empresa en su conjunto. Por ello, aquí queremos dedicar este artículo a hablar de ella en profundidad, así como a explicar cuáles son los principales medios mediante los que conseguir que sea fluida y cómo podemos mejorarla.
¿Qué es la comunicación interna de una organización?
Disfrutar de un buen ambiente dentro de una organización es uno de los principales objetivos de cualquier empresa. Esto suele traducirse en trabajadores más felices y, por ende, más motivados y productivos. En este sentido, la estrategia de comunicación interna que se lleva a cabo de puertas para adentro es extremadamente relevante.
Cuando hablamos de comunicación interna, hacemos referencia al flujo de información que va desde:
- Las más altas esferas directivas hasta los trabajadores de más baja cualificación. Es lo que se conoce como comunicación vertical descendente a nivel interno y se produce entre trabajadores de diferente rango jerárquico. Suele tener el propósito de informar, instruir y evaluar.
- Los trabajadores a sus superiores jerárquicos. Resulta muy útil para conocer el clima laboral dentro de una compañía. También supone una vía que permite expresarse libremente a los empleados de más bajo rango y que eleva su creatividad.
- Un trabajador a otro. Es decir, entre los trabajadores de igual rango que conforman uno o varios equipos de trabajo. Se conoce como comunicación horizontal interna.
Las características de la comunicación a nivel interno
Dicho esto, podemos decir que las características de este tipo de comunicación son las siguientes:
- Captar los flujos de información que se generan en la organización, enfocarlos de forma adecuada y generar comunicación a través de ellos.
- Proporcionar a la organización un sistema de información a partir del cual gestionar el conocimiento que obtiene.
- Reforzar la cultura organizacional de la empresa mediante la definición de indicadores y la medición de resultados.
A partir de estas características, los responsables de dirigir la estrategia de comunicación a nivel interno de la compañía pueden proponer iniciativas que estimulen al personal, favorecer la colaboración entre las diferentes áreas y estimular la motivación y la formación.
Objetivos y ventajas de la comunicación interna
El objetivo primordial de este tipo de comunicación es promover las relaciones entre los trabajadores y estimular su participación en los procesos internos. Pero, además, es de gran utilidad a la hora de crear, renovar o reforzar la identidad corporativa del negocio, así como de incrementar el conocimiento que la gerencia posee. Tampoco podemos obviar su importancia a la hora de evitar bloqueos interdepartamentales y para determinar las fortalezas de los empleados.
Por su parte, las ventajas de trabajar este tipo de comunicación son muy amplias y variadas. Aquí las hemos tratado de resumir del siguiente modo:
- Al fomentar la participación del capital humano de la organización, sube la eficiencia.
- La relación entre los diferentes niveles jerárquicos se ve reforzada.
- Los empleados se sienten más identificados con la organización y, por lo tanto, se reducen las fugas de talentos.
- Se reduce el número de rumores que circula por los departamentos de la empresa.
Estas cuatro ventajas dan lugar a la más importante de todas. Hablamos, cómo no, de la mejora en el clima laboral que propicia una saludable comunicación a nivel interno dentro de cualquier organización.
Pongamos un ejemplo. Imagina que, dentro de una gran compañía, empieza a circular el rumor de que va a proceder a realizar un ERE (Expediente de Regulación de Empleo). Es decir, que va a haber despidos. Por un lado, si la organización trabajó la comunicación a este nivel anteriormente, habrá muchos trabajadores que no se lo crean y prefieran confiar en la empresa. Por otro, la información llegará rápidamente a los superiores jerárquicos, que podrán atajar esa información viciada con las herramientas adecuadas y de la manera más efectiva posible.
¿Qué medios ayudan a trabajar la comunicación a nivel interno?
Hay muchos medios y herramientas extremadamente útiles a la hora de trabajar la comunicación interna de una organización. Sería el caso, por ejemplo, de los boletines informativos o newsletters. Se trata de comunicaciones, generalmente enviadas por correo electrónico, cuyo propósito es informar a los empleados de las últimas novedades de la empresa. Suele enviarse semanalmente.
Sin embargo, hay muchas otras. Los manuales de acogida que ayudan a dar la bienvenida e integrar a nuevos empleados, las revistas corporativas o, incluso, la creación de una intranet son excelentes opciones.
También hay soluciones mucho más modernas y actuales. Aquí podemos hablar de Cuco360. Se trata de una aplicación especialmente diseñada para fomentar este tipo de comunicación que cuenta con un servicio de mensajería y notificaciones. Gracias a ella, es posible que todos los estamentos de la organización se mantengan permanentemente informados de todo lo que precisan. Al ahorrar inversiones en otros tipos de herramientas, acaba por reducir costes en la empresa.
Es cierto que, por ejemplo, un manual corporativo va a ser siempre una buena herramienta de comunicación. Al fin y al cabo, permitirá a los empleados acudir a una fuente de información fiable cada vez que tengan un problema o duda. Sin embargo, los tiempos han cambiado. Entregar una carpeta o dosier a cada nuevo trabajador tras la firma del contrato ya no es el mejor modo de transmitir este tipo de contenidos.
¿Cómo mejorar la comunicación dentro de la empresa?
Todas las empresas están formadas, principalmente, por capital humano. Y, como bien sabrás, cada persona tiene sus propias emociones, sentimientos y preocupaciones, lo que le puede llevar a actuar de una forma determinada según cómo se den las circunstancias. Especialmente peligroso es esto cuando hay una manifiesta falta de información de puertas para dentro.
Por ello, si quieres mejorar la comunicación a nivel interno, es obligatorio que:
- Escuches a tus empleados. Para que te expliquen qué aspectos se pueden mejorar, cuál es el clima laboral, por qué han perdido la motivación, etc. Por ejemplo, si buscan un acuerdo de teletrabajo para compaginar mejor su vida familiar y profesional, siéntate con ellos. Escucha sus razones y trata de ser justo.
- Realices una planificación. Improvisar nunca es una buena estrategia en comunicación. Parte de tu trabajo debe ser controlar muy bien los tiempos y el contenido de los mensajes.
- Apuesta por la transparencia. Es imposible que tus trabajadores confíen en ti y en el resto de estamentos superiores si la comunicación no fluye de la manera adecuada y ocultas cosas de relevancia para ellos.
- Aproveches las nuevas oportunidades que te brinda la tecnología. Cada vez hay más opciones a la hora de crear mensajes atractivos que lleguen a todos y cada uno de los profesionales de la organización.
En definitiva, cuidar la comunicación dentro de las organizaciones empresariales es básico para mantener un buen clima laboral. Tanto entre los trabajadores de un mismo equipo como entre ellos y sus superiores jerárquicos. Incluso entre el personal directivo. Pero, para lograrlo, es necesario sostener el plan sobre pilares tan sólidos como la transparencia, la empatía y la flexibilidad. Esto, unido a una firme apuesta por las nuevas tecnologías que tenemos a nuestro alcance, es la única forma de alcanzar el éxito.