El fichaje por huella digital podría haber sido el escenario futurista de una película al estilo Blade Runner: empleados pasando su dedo por un escáner, sin tarjetas ni claves, con un sistema que lo registra todo al instante. Pero la realidad es diferente: lejos de ser una opción sin inconvenientes, su legalidad es discutida y presenta serios problemas en cuanto a la privacidad de los trabajadores.
En España, el control de la jornada laboral es obligatorio desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo. Muchas empresas optaron por sistemas biométricos para cumplir con esta normativa, pero la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha dejado claro que el fichaje por huella dactilar no es legal en la mayoría de los casos.
En este artículo analizaremos qué dice la ley, las alternativas disponibles y las consecuencias de un uso indebido de la biometría en el control horario.
¿Qué dice la normativa sobre el fichaje con huella digital?
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea considera los datos biométricos, como la huella dactilar, una categoría especial de datos personales. Su tratamiento está prohibido por defecto salvo que se cumpla alguna de las excepciones recogidas en el artículo 9.2 del RGPD.
En noviembre de 2023, la AEPD actualizó su guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos, reforzando la prohibición de estos métodos salvo en circunstancias muy concretas.
Existen dos excepciones principales en las que un sistema de fichaje biométrico podría ser legal:
- Obligación legal o convenio colectivo (Artículo 9.2.b del RGPD): el uso de la huella dactilar sería legal si una norma de rango legal o un convenio colectivo lo autoriza expresamente.
El problema: En España, actualmente no existe una ley que lo permita ni está recogido en el Estatuto de los Trabajadores.
- Consentimiento del trabajador (Artículo 9.2.a del RGPD): un sistema de fichaje por huella digital podría ser legal si los empleados dan su consentimiento de forma libre, informada, específica e inequívoca.
El problema: Según la AEPD y el Comité Europeo de Protección de Datos, en la relación empresa-trabajador no hay un equilibrio de poder, lo que significa que el consentimiento del empleado difícilmente puede considerarse realmente libre.
Excepción dentro de la excepción: para que el consentimiento sea válido, la empresa debe ofrecer una alternativa real y equivalente para fichar sin necesidad de usar la huella digital. Si no hay una opción alternativa sin represalias, el consentimiento no es válido.
Casos en los que fichar por huella digital no es legal
La AEPD establece que el fichaje con huella dactilar no es legal en los siguientes casos:
- Cuando no existe una ley que lo autorice.
- Cuando no se ofrece una alternativa equivalente para fichar.
- Cuando se obliga a los empleados a dar su huella.
- Cuando existen métodos menos intrusivos disponibles.
- Cuando la empresa lo implementa por conveniencia o moda tecnológica, sin necesidad real.
Alternativas legales al fichaje con huella dactilar
Dado que la biometría ya no es una opción válida para el control horario en la mayoría de los casos, muchas empresas están optando por alternativas que cumplen con la normativa:
- Lectores de tarjetas RFID: permiten fichar con una tarjeta de proximidad.
- Aplicaciones móviles: registro de jornada desde el smartphone con geolocalización opcional.
- Sistemas de códigos: introducción de un código único en una plataforma digital.
Estas alternativas no solo son legales, sino que también garantizan la privacidad de los empleados y evitan riesgos legales, por lo tanto, son opciones que te recomendamos si estás pensando otras formas de fichaje.
¿Qué sanciones existen por usar el fichaje biométrico?
El uso indebido del fichaje por huella digital puede acarrear multas de hasta 20.000 euros por incumplimiento del RGPD y la normativa de la AEPD. Además, desde noviembre de 2024, las empresas que usen indebidamente el fichaje biométrico, se arriesgan a sufrir importantes sanciones económicas pero no solo eso, una empresa que utilice este tipo de sistemas sin autorización puede sufrir:
- Demandas por vulneración de derechos de los empleados.
- Pérdida de confianza y reputación entre trabajadores y clientes.
- Auditorías y revisiones por parte de la AEPD.
No, en la mayoría de los casos no es legal fichar con huella dactilar en España. Aunque pueda parecer una solución moderna y eficiente de entrada, la normativa de protección de datos prioriza la privacidad de los empleados y solo permite este método en circunstancias muy concretas.
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