Desde el pasado 12 de mayo, existe una obligación legal común a todo empleador (ya sea público o privado) y varias formas de cumplirla.
¿Cuál es la obligación?: «Garantizar el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora”.
¿Por qué medios?. Se considera válido «cualquier sistema o medio, en soporte papel o telemático, apto para cumplir el proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori. La información de la jornada debe documentarse en algún tipo de instrumento escrito o digital, o sistemas mixtos, en su caso, que garanticen la trazabilidad y rastreo fidedigno e invariable de la jornada diaria una vez registrada”.
¿Cómo decide cada empresa el sistema de control horario de sus trabajadores?: “Se organizará y documentará este registro mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa”.
Hasta aquí los parámetros legales. Como vemos, quedan abiertas varias posibilidades cuya operatividad debe interpretar cada negocio según su particularidad. Vemos a continuación estas opciones y lo que las diferencia.
Ventajas y desventajas del Excel
Utilizar las plantillas gratuitas de Microsoft Excel es una opción gratuita y sencilla. La plantilla para el control horario de empleados con excel es una hoja que lleva el número de referencia de cada empleado y su registro de horas (incluyendo los descansos), que se completa con otra hoja con el listado de personal. Viendo la hora de entrada y salida de cada empleado se calcula si cumple con su jornada laboral, indicando en un campo las horas y en otro los minutos totales. En caso de superar las 8 horas diarias, estas horas pasarían a horas extras.
Una ventaja de este sistema es su versatilidad, ya que los datos de este libro de Excel se pueden cambiar o añadir otros como la hora inicio de descanso y su hora final. Hay hojas de control de asistencia Excel que cuentan aún con más campos y que se pueden descargar gratuitamente.
Pero esa misma versatilidad conlleva una desventaja. Son versátiles porque se trata de un sistema desprotegido de contraseñas, y esto supone que hay que tener cuidado al cambiar las fórmulas para que nos devuelva el resultado que deseamos y no uno equivocado.
La elección del Excel supone que una persona de la empresa dedique tiempo de su jornada a realizarlo controlando los datos de otros trabajadores, y que a la plantilla de control horario añada otra más de donde el empleado anote su hora de entrada y salida y la firme para el registro de la jornada laboral.
Software de control horario
Un sistema profesional que no solo garantiza el registro de la jornada laboral sino que recoge múltiples incidencias que liberan de tareas mecánicas al departamento de recursos humanos y a la vez le proporciona datos esenciales para mejorar la productividad es aquel control de accesos y presencia que disponga de un software de control horario.
Este autentico “cerebro” de los sistemas de control de presencia funciona como un gestor (el acceso a la gestión y supervisión de los datos que acumula es inmediato), un controlador (se actualiza automáticamente, admite la imputación masiva de marcajes y conserva un historial de todas las modificaciones) e informador (ordena toda su información y permite exportarla a diferentes formatos y tablas)
Los terminales de datos identifican a los empleados, pero quien realmente hace el trabajo y permite controlar los distintos tipos de horas que se realizan es el software de control horario, que facilita una implantación equitativa de horarios flexibles.
Aplicaciones móviles
Modalidades laborales como el teletrabajo y los empleos que no se realizan en un centro físico específico así como aquellos sometidos a movilidad o una gran flexibilidad, y hasta aquellos que se miden por resultados y no manejan tiempos rígidos, han encontrado en los teléfonos móviles su herramienta más adecuada de medición. Poner la huella dactilar o el rostro en un dispositivo, pasar o acercar una tarjeta al lector ya no son los únicos modos de hacerse presente y contabilizar horas de trabajo. Han llegado las app de control horario.
Aunque se creó pensando en empleados con movilidad como comerciales o transportistas, la App de registro y control de horas para móviles de Cucorent con licencia escalable por número de empleados, es igualmente adecuada para empresas con teletrabajadores o empleados a tiempo parcial y para cualquier compañía que no concentre su plantilla en una sola sede física.
Se puede alquilar desde 35€, registra las horas trabajadas y sus datos se exportan desde la Nube a la Aplicación CUCOTIME en txt, xls, pdf, o html para su gestión.
El sistema más primitivo
La hoja de firmas en un papel con los horarios es el sistema más arcaico y trabajoso, aunque las empresas que aún lo practican le ven las ventajas de que no tiene coste inicial y de que si se modifican los horarios no quedará rastro. Pero cuando esas empresas vean las deficiencias de ese sistema, tal vez cambien de método.
En caso de que actúe la Inspección, que exige «información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori», resulta dudoso que acepte el registro horario en papel al ser complicado probar las manipulaciones y es bastante más sospechoso que cualquier otro sistema. También es más fácil cometer errores si hay que contar manualmente las horas de los empleados. ¿Qué ocurriría si todos tienen jornada regular y justo el día en que la Inspección llega hay varios trabajando fuera de turno?. ¿O si las hojas de firmas no están actualizadas y se eso deduce la Inspección que no se está llevando debidamente el registro?.
