El control de la jornada laboral en España ha cambiado radicalmente en los últimos años. Desde la aprobación del Real Decreto-ley 8/2019, que obligaba a todas las empresas a registrar el horario de sus empleados, hasta la publicación del nuevo Real Decreto 2025 (BOE-A-2025-18078), el Ministerio de Trabajo ha reforzado de manera continua la normativa.
El objetivo ahora es claro: garantizar registros fiables, digitales y no manipulables que reflejen con precisión las horas realmente trabajadas.
A lo largo de 2025, todas las empresas en España deberán migrar a sistemas de fichaje digital, sustituyendo definitivamente las hojas de Excel, las firmas en papel o las plantillas improvisadas. Aunque todavía existe un periodo de adaptación, la Inspección de Trabajo ya ha advertido que intensificará los controles. La recomendación es clara: prepárate ya para evitar sanciones.
En esta guía encontrarás:
- Antecedentes: cómo hemos llegado hasta aquí
- Reducción a 37,5 horas: estado del proyecto
- Consulta pública sobre el registro de jornada
- Nuevo Real Decreto 2025: qué cambia
- Marco legal: Estatuto de los Trabajadores y LISOS
- Infracciones más comunes (Inspección)
- Qué implica para las empresas
- Checklist operativo para RR. HH.
- Métodos válidos de fichaje digital
- Preguntas frecuentes
Antecedentes: cómo hemos llegado hasta aquí
El RD-ley 8/2019: primer paso hacia el control horario
En 2019, España introdujo por primera vez la obligación de registrar la jornada laboral mediante el Real Decreto-ley 8/2019 (BOE-A-2019-3481).
Este establecía que todas las empresas debían:
- Registrar diariamente el inicio y fin de la jornada de cada trabajador.
- Conservar los registros durante cuatro años.
- Ponerlos a disposición de la Inspección de Trabajo y de los propios empleados.
El gran problema: la norma no obligaba a usar un sistema digital. Como consecuencia, muchas compañías recurrieron a soluciones manuales: plantillas de Excel, documentos firmados en papel o registros internos poco consistentes.
La Inspección comprobó pronto que estos métodos eran:
- Fácilmente manipulables.
- Carentes de trazabilidad real.
- Imposibles de verificar en caso de auditoría o conflicto laboral.
La reducción de jornada a 37,5 horas: un proyecto fallido
En 2024–2025 se debatió la posibilidad de reducir la jornada ordinaria a 37,5 horas semanales. La medida, aunque generó expectación, no prosperó por falta de consenso social y empresarial.
El Ministerio de Trabajo decidió entonces reforzar el control por otra vía: si no se reducían las horas legalmente, al menos se garantizaría que las horas reales trabajadas quedaran registradas con exactitud.
La consulta pública sobre el registro de jornada
En paralelo, se lanzó una consulta pública en la que participaron patronales, sindicatos y empresas. Los resultados fueron claros:
- Persistía un alto nivel de incumplimiento del RD-ley 8/2019.
- Los registros manuales eran incompletos o simbólicos.
- La Inspección carecía de acceso inmediato y fiable a los datos.
De ese diagnóstico nació el nuevo Real Decreto 2025, que establece la obligatoriedad del fichaje digital en un plazo inminente.
El nuevo Real Decreto 2025: qué cambia realmente
El Real Decreto 2025 (BOE-A-2025-18078) introduce tres grandes pilares:
1. Obligatoriedad de sistemas digitales
Durante 2025 se impondrá la transición definitiva:
Ya no se aceptan hojas en papel, firmas manuales ni Excel.
Solo se permiten sistemas digitales, trazables y no manipulables, como:
- Control horario digital
- App de control horario
- Máquinas de fichar
- Tarjetas o códigos PIN integrados en software.
2. Accesibilidad inmediata
Los registros deben estar disponibles en tiempo real para:
- La Inspección de Trabajo.
- Los propios empleados y sus representantes.
Además, la empresa está obligada a conservar todos los datos durante 4 años.
3. Interoperabilidad y exportación
El sistema elegido debe permitir:
- Exportar datos a informes claros.
- Generar documentación útil para auditorías y nóminas.
- Integrarse con otros módulos como gestión de turnos o portal del empleado.
Marco legal aplicable: Estatuto de los Trabajadores y LISOS
Estatuto de los Trabajadores (ET)
El Estatuto de los Trabajadores regula en su:
- Artículo 34.9 → la obligación de registrar la jornada.
- Artículo 35 → el cómputo y la compensación de las horas extraordinarias.
El art. 34.9 ET exige expresamente:
- Registro diario de jornada.
- Indicación del horario concreto de inicio y fin.
- Conservación durante 4 años.
- Acceso a empleados, representantes e Inspección.
LISOS: ¿qué es y qué implica?
La LISOS es la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. Regula qué se considera incumplimiento y qué sanciones corresponden.
- Artículo 7.5 → tipifica como infracción grave no cumplir con la obligación del registro.
- Artículo 40 → establece sanciones económicas según grados:
- Grado mínimo: de 751 a 1.498 €.
- Grado medio: de 1.499 a 3.746 €.
- Grado máximo: de 3.747 a 7.493 €.
¿Qué significa cada grado?
- Mínimo: incumplimiento puntual o que afecta a pocos trabajadores.
- Medio: incumplimiento reiterado, con intencionalidad o impacto en varios empleados.
- Máximo: fraude, ocultación o perjuicio generalizado.
Además, si se encubren horas extra bajo otros conceptos salariales, la sanción puede alcanzar los 187.515 €.
Infracciones más comunes que vigilará la Inspección
La Inspección de Trabajo pondrá especial atención en casos como:
- No contar con un sistema digital válido.
- Registros incompletos (ej. solo entrada sin salida).
- No conservar los registros durante 4 años.
- No diferenciar pausas y descansos según convenio.
- Contratos parciales sin registro → se presume jornada completa, con recargos salariales y de cotización.
- Horas extra no declaradas o compensadas.
Qué implica para las empresas
Para pymes
Muchas pymes siguen usando Excel o papel → pronto dejará de ser válido.
Necesitarán migrar a un sistema digital homologado sin demora.
Recomendación: optar por soluciones sencillas y escalables como Cuco360.
Para grandes empresas
Suelen tener software de RR. HH., pero deberán verificar que:
- El sistema sea interoperable.
- Conserve los datos durante 4 años.
- Cubra teletrabajo y modelos híbridos.
Checklist para departamento RR. HH.: cómo adaptarse
- Auditar el sistema actual → si es manual, es inválido.
- Seleccionar un software digital homologado como control horario digital.
- Configurar pausas y descansos según convenio.
- Formar a los empleados en el uso del nuevo sistema.
- Establecer protocolos internos para conservación y acceso.
- Integrar el sistema con gestión de turnos, nóminas y portal del empleado.
- Contar con soporte técnico y plan de contingencia.
Métodos válidos de fichaje digital
- Software de control horario digital en la nube.
- App móvil, clave para teletrabajo y empleados desplazados.
- Portal web del empleado, para fichajes y solicitudes desde un único entorno.
- Máquinas de fichar con PIN o tarjetas RFID.
Más información en Fichar en el trabajo.
Preguntas frecuentes sobre el fichaje digital obligatorio
¿Desde cuándo será obligatorio?
Durante 2025, en aplicación del Real Decreto 2025.
¿Puedo seguir usando Excel o papel?
No. Se considerará infracción grave (hasta 7.493 €).
¿Cuánto tiempo debo guardar los registros?
Un mínimo de 4 años.
¿Y en teletrabajo?
Se aplica igual. Los empleados deberán fichar digitalmente vía app o portal.
¿Qué diferencia hay entre infracción leve, grave y muy grave?
Leve: incumplimientos menores.
Grave: no registrar la jornada correctamente (art. 7.5 LISOS).
Muy grave: fraude u ocultación deliberada (ej. encubrir horas extra).
¿Se deben registrar las pausas?
Depende del convenio:
• Si cuentan como tiempo efectivo, no hace falta registrarlas aparte.
• Si no cuentan, deben registrarse para no inflar las horas.